Wydział Organizacyjny

Dane kontaktowe wydziału.

Do podstawowych zadań Wydziału Organizacyjnego należy:

1. współudział w przygotowywaniu materiałów dla Rady, jej Komisji i Zarządu;
2. opracowywanie projektu i zmian Statutu Powiatu, Regulaminu organizacyjnego, Regulaminu Pracy oraz kontrola ich przestrzegania;
3. wdrażanie i nadzorowanie stosowania w Starostwie instrukcji kancelaryjnej;
4. prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego;
5. prowadzenie zbioru porozumień zawieranych przez Powiat oraz przekazywanie ich do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego, prowadzenie rejestru aktów wewnętrznych oraz rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw;
6. prowadzenie rejestru zarządzeń Starosty;
7. prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych powiatu, z wyjątkiem spraw powierzonych Wydziałowi Edukacji;
8. przygotowywanie procedur i prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze;
9. przygotowywanie procedur i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem służby przygotowawczej przez pracowników Starostwa, nadzór nad przeprowadzeniem egzaminu kończącego służbę przygotowawczą;
10. przygotowywanie procedur oraz nadzorowanie przebiegu okresowej oceny pracowników, staży i praktyk;
11. prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników Starostwa;
12. prowadzenie spraw socjalnych pracowników, obsługa administracyjno-techniczna zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Starostwa;
13. wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu, legitymacji służbowych i ich ewidencja;
14. przygotowywanie planów urlopów wypoczynkowych;
15. nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy;
16. planowanie i realizacja wydatków osobowych Starostwa;
17. organizowanie i koordynowanie prac w zakresie przyjmowania skarg, wniosków i petycji oraz prowadzenia rejestrów skarg, wniosków i petycji;
18. monitorowanie terminowego przygotowania projektów odpowiedzi i wyjaśnień w sprawie złożonych skarg, wniosków i petycji;
19. opracowywanie analiz dotyczących rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków wpływających do Starostwa oraz zbiorczej informacji o rozpatrzonych petycjach;
20. prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych i informacji składanych Staroście;
21. wykonywanie zadań związanych z wyborami samorządowymi;
22. zawieranie ponadzakładowego układu zbiorowego pracy ze strony pracodawców w imieniu pracodawców zatrudniających pracowników samorządowych jednostek sfery budżetowej;
23. obsługa informatyczna, w tym:
    1. prowadzenie spraw związanych z informatyzacją Starostwa,
    2. administrowanie sieciami komputerowymi, serwerami, sieciowymi systemami operacyjnymi, sprzętem sieciowym oraz bazami danych,
    3. zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa danych, w tym danych osobowych
       w systemach teleinformatycznych,
    4. zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych,
    5. kontrola legalności zainstalowanego oprogramowania na poszczególnych stanowiskach komputerowych Starostwa,
24. realizowanie zadań określonych w ustawie o informatyzacji działania podmiotów realizujących zadania publiczne, w tym prowadzenie spraw dotyczących stosowania w Starostwie podpisu elektronicznego;
25. sporządzanie informacji określonych w ustawie o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnej przekazywanych prezesowi Urzędu Kontroli Elektronicznej;
26. zapewnianie właściwego funkcjonowania sekretariatów Starosty i Wicestarosty;
27. ewidencja korespondencji wpływającej do Starostwa oraz przekazywanie jej właściwym Wydziałom;
28. obsługa elektronicznej skrzynki podawczej;
29. przyjmowanie i wysyłanie przesyłek listowych z poszczególnych Wydziałów;
30. organizowanie spotkań i narad z kierownictwem Starostwa oraz zapewnianie obsługi protokolarnej;
31. prowadzenie książki kontroli zewnętrznych oraz zbioru protokołów sporządzonych przez jednostki kontrolujące;
32. zabezpieczanie mienia Starostwa;
33. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia powiatu;
34. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo - technicznym oraz gospodarowanie wyposażeniem technicznym Starostwa;
35. prowadzenie spraw z zakresu remontów, napraw oraz konserwacji budynku Starostwa, pomieszczeń i sprzętu biurowego;
36. gospodarowanie materiałami biurowymi, pieczęciami urzędowymi i pieczątkami, prowadzenie ich ewidencji;
37. prowadzenie archiwum zakładowego;
38. prowadzenie spraw dotyczących zamawiania usług pocztowych;
39. zapewnienie informacji wizualnej dla interesantów;
40. utrzymywanie czystości i porządku w budynku Starostwa;
41. gospodarowanie taborem samochodowym Starostwa;
42. prowadzenie rejestru poleceń wyjazdów służbowych,
43. wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady i Zarządu oraz powierzonych przez Starostę;

Do podstawowych zadań Biura Rady i Zarządu należy:

1. gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy Rady, Zarządu i Komisji;
2. protokołowanie posiedzeń Rady, Zarządu i Komisji;
3. prowadzenie rejestrów: projektów uchwał Rady, uchwał Rady i Zarządu, wniosków i opinii Komisji, interpelacji i wniosków radnych;
4. przekazywanie do realizacji odpisów uchwał Rady, Zarządu, wniosków Komisji i interpelacji radnych właściwym Naczelnikom Wydziałów oraz czuwanie nad terminowym ich załatwianiem;
5. przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady;
6. udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego;
7. przygotowywanie sprawozdań z działalności Rady, Zarządu i Komisji;
8. sporządzanie danych statystycznych dotyczących pracy Rady, Zarządu i Komisji;
9. wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów prawa oraz poleconych przez Przewodniczącego Rady w zakresie jego kompetencji.

Do podstawowych zadań Koordynatora czynności kancelaryjnych należy:

1. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
2. udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Starostwie;
3. współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania dokumentacją;
4. podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Starostwie