,,Poprawa organizacji pracy w Starostwie Powiatowym w Wieluniu"

Dodano: 08 stycznia 2026

Celem głównym projektu jest:
Celem głównym projektu jest poprawa organizacji pracy w Starostwie Powiatowym w Wieluniu w okresie 01.01.2026-31.12.2027 r. poprzez wprowadzenie innowacyjnych sposobów organizacji pracy, szkolenia w zakresie zarządzania różnorodnością, dostosowanie środowiska pracy dla aktywnego i zdrowego starzenia się oraz objęcie wsparciem 70 pracowników (51K, 19M). Dzięki czemu min. 80% objętych wsparciem (min. 56 os) będzie kontynuować zatrudnienie u Wnioskodawcy.
Grupa docelowa:
Grupa docelowa projektu to os. fizyczne – os pracujące w woj. łódzkim w rozum. Kodeksu Cyw. – 70 os (51K, 19M) dorosłych, pracujących u Wnioskodawcy (pracownicy) zatrudnieni na umowę o pracę oraz pracodawca – podmiot posiadający siedzibę w woj. łódzkim- Powiat Wieluński (Starostwo Powiatowe w Wieluniu). W projekcie wezmą udział: pracodawca (Starostwo Powiatowe) i jego pracownicy pracujący w woj. łódzkim (70 os, 51K, 19M).
Działania w projekcie:
Cel główny zostanie osiągnięty poprzez realizację działań wynikających z diagnozy:
Zadanie nr 1 Wdrożenie innowacyjnych form organizacji pracy
Uzasadnienie rel. zadania:
W ramach zadania zaplanowano wdrożenie Kompleksowego AI owego Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG.RAG to wszechstronne narzędzie, które łączy funkcje zarządzania projektami i zadaniami z inteligentnym asystentem dla pracowników. System wykorzystuje technologię Retrieval Augmented Generation (RAG) oraz wewnętrzną bazę wiedzy, aby wspierać pracowników w codziennych obowiązkach, usprawniać zarządzanie zespołami oraz automatyzować odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Kluczowe funkcje systemu: Wyszukiwanie Ekspertów: System analizuje bazę wiedzy oraz historię zadań, aby wskazać najbardziej kompetentnych pracowników do realizacji danego zadania.
Sugerowanie Zastępstw: W przypadku nieobecności pracownika system automatycznie sugeruje najlepsze zastępstwo, uwzględniając kompetencje i dostępność.
Automatyczne Odpowiedzi: System odpowiada na rutynowe pytania, oszczędzając czas pracowników i umożliwiając im koncentrację na bardziej skomplikowanych zadaniach.
Wyszukiwanie Dokumentów: Chatbot pomaga w szybkim znalezieniu potrzebnych informacji w firmowej bazie danych.
Poprawa organizacji pracy w Starostwie Powiatowym w Wieluniu
Projekt FELD.08.05-IZ.00-0015/25
współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus
w ramach Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027
Beneficjent: Powiat Wieluński
Monitorowanie Terminów: System przypomina o zbliżających się terminach, analizuje ryzyko opóźnień i proponuje działania naprawcze.
Wsparcie HR: Pomaga w automatyzacji procesów HR, takich jak składanie wniosków urlopowych czy zgłaszanie nieobecności.
Fazy Wdrożenia:
Analiza i Projektowanie:
1. Zidentyfikowanie specyficznych wymagań firmy.
2. Projektowanie rozwiązania: Stworzenie architektury systemu, dostosowanej do istniejącej infrastruktury IT.
Wdrożenie i Integracja:
1. System zostanie zainstalowany oraz zintegrowany z wewnętrznymi systemami, w tym z logowaniem SSO.
2.Podłączenie do Bazy Wiedzy: Integracja z firmowymi źródłami danych, aby zapewnić dostęp do wszystkich niezbędnych informacji.
3.Dokładne testy funkcjonalności oraz wydajności systemu.
Zaplanowano szkolenie z obsługi narzędzia dla pracowników: Szkolenie dla 70 pracowników w wymiarze 8 godzin, w grupach 10--osobowych, skoncentrowane na użytkowaniu narzędzia oraz jego funkcjonalności.
4. Opieka techniczna oraz pomoc w przypadku problemów.
Regularne tworzenie kopii zapasowych oraz zabezpieczenie danych, aby zapewnić ciągłość działania systemu.
5. Aktualizacje systemu, dostosowane do rozwoju technologii oraz zmieniających się potrzeb organizacji.
6. Zakup sprzętu niezbędnego do wdrożenia systemu (serwery, infrastruktura IT).
Zostanie zakupiona licencja oraz przeniesienie praw autorskich.
Dodatkowo w ramach zadania zaplanowano szkolenie dotyczące ogólnego zastosowania sztucznej inteligencji w pracy dla 70 os. 7 gr. po 10 os. (32h na grupę).
Uczestnicy nauczą się, jak wdrażać AI do codziennych procesów biznesowych, automatyzować czasochłonne zadania i zwiększać efektywność operacyjną. Szkolenie obejmie praktyczne wykorzystanie zaawansowanych narzędzi AI, generatory tekstu i obrazu, narzędzia do analizy danych, chatboty, zarządzanie ryzykiem, przetwarzanie danych.

Zadanie nr 2 Dostosowanie środowiska pracy dla osób starszych - wdrożenie systemu intranet
Uzasadnienie rel. zadania:
W ramach zadania zaplanowano wprowadzenie i wdrożenie systemu intranet. W ramach usługi
zaplanowano:
1. Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej i opracowanie specyfikacji konfiguracji systemu.
2. Wdrożenie Intranetu
- Strona główna w Intranecie
- Baza wiedzy
- Baza pracowników / Książka adresowa
- Baza formularzy
- Struktura organizacyjna
- Kalendarz wydarzeń
- Rezerwacje zasobów
- Aktualności
- Katalog linków
3.Zakup Licencji nazwanych, dla wszystkich użytkowników
4. Zaplanowano realizację szkoleń:
- dla użytkowników 7 gr po 32h
- dla administratorów 1 gr po 32h
System intranet znacznie poprawi organizacje pracy w Starostwie, ponieważ wszystkie informacje o pracownikach znajdują się w jednym miejscu. znajdują się w nim formularze i dokumenty, z których mogą korzystać pracownicy co znacznie ułatwia praca.

Zadanie nr 3 Doradztwo i opracowanie strategii w zakresie zarządzania różnorodnością, w tym wiekiem
Uzasadnienie rel. zadania:
-poznanie i zrozumienie problemów pracodawcy wynikających ze specyfiki zespołu pracowniczego oraz wdrożenie trwałych i efektywnych rozwiązań w zakresie zarządzania różnorodnością,
- aktywne docenianie, promowanie i wykorzystanie różnic członków zespołu tj. stworzenie takiego środowiska pracy, w którym każdy pracownik czuje się ceniony, a różnorodność w tym zwłaszcza wiek i doświadczenie pracowników traktowane są jako atut,
-zwiększenie innowacyjności Starostwa poprzez m.in. wprowadzenie elastycznych form zatrudnienia, wzrostu poczucia zadowolenia i zaangażowania pracowników, którzy w swoim miejscu pracy czują się bezpiecznie i bardziej komfortowo.
Strategia będzie uwzględniała zmiany jakie należy wprowadzić w statucie, regulaminie pracy i zasadach funkcjonowania Starostwa w celu wdrożenia zasad zarządzania różnorodnością w tym zwłaszcza wiekiem, z uwzględnieniem perspektywy płci i niepełnosprawności. Dotychczas w Starostwie nie prowadzono działań w zakresie strategii zarządzania zmianą demograficzną czy zarządzania różnorodnością w miejscu pracy.
Będzie dotyczyć w szczególności:
- różnorodności zatrudnienia – rekrutowania pracowników w różnym wieku/sytuacji życiowej i budowania zróżnicowanych zespołów, w których entuzjazm młodszych pracowników łączą się z doświadczeniem i wiedzą starszych,
- planów szkoleniowych i rozwojowych Starostwa – uwzględnienia w nich szkoleń, które pozwolą na przepływ wiedzy i umiejętności między różnymi pokoleniami prac.,
- elastycznych formy zatrudnienia – wdrożenie w Starostwie elastycznych form zatrudnienia dostosowanych do możliwości organizacyjnych pracodawcy i uwzględniających potrzeby pracowników związane z godzeniem życia zawodowego z prywatnym oraz ich warunki zdrowotne,
- adaptacje stanowisk pracy - tworzenie stanowisk pracy dostosowanych do różnych umiejętności i potrzeb pracowników, tak aby pracownicy (zwłaszcza osoby 55 + i OzN) nie byli wykluczeni z procesów ze względu na ewentualne ograniczenia w tym zdrowotne,
- zarządzanie wiedzą - tworzenie platform lub systemów ułatwiających udostępnianie wiedzy, dokumentacji oraz dobrych praktyk między pracownikami.

Zadanie nr 4 Wsparcie szkoleniowe w celu poprawy środowiska pracy
Celem zadania jest podniesienie kompetencji i kwalifikacji kadry w zakresie problematyki praktycznego wdrażania elastycznych form organizacji pracy, w tym pracy zdalnej oraz zatrudniania pracowników z uwzględnieniem ich różnorodności, zgodnie z zasadami niedyskryminacji.
W celu poprawy organizacji pracy pracowników zaplanowano szkolenia:
1. Elastyczne formy zatrudnienia – dla 20 pracowników, w tym: specjaliści działu kadr i płac, pracownicy działów personalnych, kadra kierownicza. 2 szkolenia po 10 osób, łącznie 20 osób. 32 godziny. Szkolenie dotyczyć będzie elastycznych form zatrudnienia będzie to miało duży wpływ dla kadry zarządzającej oraz osób związanych z kadrami w sprawie przybliżenia i sposobu wdrożenia umożliwienia zastosowania nowych innowacyjnych form zatrudnienia, elastycznej organizacji pracy.
2. Szkolenie warsztatowe z zakresu opracowania strategii zarządzania wiekiem dla kadry zarządzającej (32 godzin grupa). Dla 20 pracowników. Szkolenie, z zakresu opracowania strategii zarządzania wiekiem dla kadry zarządzającej i/lub osób zajmujących się sprawami kadrowymi. Szkolenie ukierunkowane na przyswojenie wiedzy w zakresie opracowania i wdrażania w urzędzie strategii zarządzania wiekiem. Szkolenie swym zakresem będzie obejmować tematykę:
1. Jak zatrzymać wiedzę i doświadczenie w organizacji?
2. Jak budować środowisko działające na prawach synergii międzypokoleniowej, w którym ludzie dzielą się wiedzą i umiejętnościami?
3. Jak rozwijać wzajemne zaufanie i docenienie pracowników w różnym wieku?
Szkolenie wyposaży uczestników w wiedzę oraz umiejętności dotyczące wykorzystania potencjału rozwojowego pracowników reprezentujących różnorodne grupy wiekowe.
4. Zarządzanie wiekiem i współpracą międzypokoleniową 5 dni x 8 h = 40 godz/ grupa (dla 50 pracowników) 5 gr. Szkolenie Zarządzanie wiekiem i współpracą międzypokoleniową, dla pracowników nie będących w kadrze kierowniczej.
Szkolenie ma na celu wyjaśnić pracownikom jak zwiększać wydajność organizacji? Jak tworzyć optymalne środowisko pracy dla ludzi z różnych pokoleń? Jak świadomie zarządzać międzypokoleniowym potencjałem zespołu?
Realizacja szkolenia będzie miała duży wpływ w postaci wsparcia pracodawców w procesie zarządzania różnorodnością rozumiane jest jako pełne wykorzystanie i rozwój zasobów kadrowych.
4.Szkolenie Organizacja pracy i zarządzanie sobą w czasie. Szkolenie dla wszystkich uczestników 70 os 7 gr po 32h. Uczestnicy poznają kilka dobrych praktyk ze świata biznesu.
Uczestnicy zdobędą umiejętność definiowania celów i efektów końcowych i zwiększą prawdopodobieństwo zrealizowania dokładnie tego czego potrzebują. Uczestnicy dowiedzą się jak unikać sytuacji, kiedy „para idzie w gwizdek” czyli długiej, męczącej, nieefektywnej pracy.
Uczestnicy zdobędą umiejętność zastosowania narzędzi, które pozwolą na lepsze priorytetyzowanie zadań.
Szkolenie stanowi fundament dla skutecznego wdrożenia planowanych innowacji i usprawnień w Starostwie Powiatowym.

Zadanie nr 5 Adaptacja i zakup wyposażenia niezbędnego do poprawy organizacji pracy dla kadry zarządzającej i pozostałych pracowników.
W ramach zadania zaplanowano zakup sprzętu niezbędnego do wprowadzenia zdalnej pracy dla pracowników tj. zakup laptopów o wymaganych parametrach wraz z oprogramowaniem i stacją dokującą. Pracownik będzie posiadał na biurku stację dokującą, aby można było wpiąć z ten zestaw laptop lub ewentualnie go odpiąć i pracować z domu bez konieczności kopiowania danych na przenośne pamięci czy dźwigania dużej ilości dokumentacji.
Pracownicy będą mogli pracować wymiennie na przygotowanych stanowiska pracy. Laptopy będą zakupione o odpowiednich wymaganych parametrach, aby wszystkie oprogramowania, systemy mogły działać prawidłowo.
Ponadto biorąc pod uwagę strukturę wieku pracowników oraz problemy z poruszaniem się po schodach osób starszych i osób z niepełnosprawnościami zaplanowano zamontowanie windy zewnętrznej oraz podjazd dla osób z niepełnosprawnościami i prace przygotowawcze wewnątrz budynku.
Działania te oprócz poprawy organizacji pracy w szczególności osób starszych i osób z niepełnosprawnościami wpłyną na poprawę dostępności budynku Starostwa, który dzięki tej inwestycji będzie mógł świadczyć usługi dla wszystkich mieszkańców bez względu na ich specyficzne potrzeby. Dla wszystkich stanowisk pracowniczych będzie wprowadzona możliwość pracy zdalnej. Zmiany zostaną ogłoszone w sposób zwyczajowo przyjęty tak jak każda zmiana organizacyjna w urzędzie. Każda zmianę w urzędzie przyjmuje się Zarządzeniem i wykonanie jego powierza zwyczajowo Sekretarzowi, jeśli dotyczy organizacji urzędu. Każdy pracownik zatrudniony musi pisemnie potwierdzić odbiór zarządzenia i zapoznanie się z nim. Jeśli chodzi o objęcie wsparciem w projekcie części pracowników to wyjaśniamy, że udział w projekcie jest dobrowolny i grupa docelowa została określona na postawie rozeznania/diagnozy. Nie możemy zmusić wszystkich pracowników do wzięcia udziału w szkoleniach co nie zwalnia z tego, że każda przyjęta zmiana organizacyjna w urzędzie dotyczy każdej osoby zatrudnionej.
Rezultaty w projekcie (wskaźniki produktu i rezultatu):
1. Liczba obiektów dostosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (1)
2. Liczba objętych wsparciem mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw (w tym spółdzielni i przedsiębiorstw społecznych) (0)
3. Liczba objętych wsparciem podmiotów administracji publicznej lub służb publicznych na szczeblu krajowym, regionalnym lub lokalnym (1)
4. Liczba projektów, w których sfinansowano koszty racjonalnych usprawnień dla osób z niepełnosprawnościami (0)
5. Liczba pracodawców objętych wsparciem dotyczącym poprawy środowiska pracy (1)
6. Liczba wdrożonych systemów zarządzania zadaniami z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (1)
7. Liczba wdrożonych systemów Intranet (1)
8. Liczba wdrożonych strategii zarządzania różnorodnością (1)
9. Liczba pracowników objętych wsparciem w projekcie dotyczącym poprawy środowiska pracy (51K i 19M)
10. Liczba osób, które w wyniku realizacji wsparcia z zakresu outplacementu/poprawy środowiska pracy podjęły pracę lub kontynuowały zatrudnienie (41K i 15M)
11. Liczba osób z niepełnosprawnościami objętych wsparciem w programie (4K i 3M)
12. Liczba osób z krajów trzecich objętych wsparciem w programie (0K i 0M)
13. Liczba osób obcego pochodzenia objętych wsparciem w programie (0K i 0M)
14. Liczba osób należących do mniejszości, w tym społeczności marginalizowanych takich jak Romowie, objętych wsparciem w programie (0K i 0M)
15. Liczba osób w kryzysie bezdomności lub dotkniętych wykluczeniem z dostępu do mieszkań, objętych wsparciem w programie (0K i 0M)

Dofinansowanie projektu z UE: 1 689 415,80 PLN
Całkowita wartość projektu: 1 987 548,00 PLN